Apostille
Definizione
Trattasi di una specifica validazione che deve essere apposta sul documento originale rilasciato dalle autorita competenti del Paese emittente, da parte di una autorita identificata dalla legge di ratifica del Trattato stesso.
Questa procedura denominata apostille, sostituisce quindi la legalizzazione presso le Ambasciate.
Conseguentemente, chiunque abbia la necessita di fare valere in Italia un qualsiasi documento prodotto in un Paese Estero, che ha aderito a questa Convenzione, non ha bisogno di recarsi presso le Ambasciate italiane per chiederne la legalizzazione, ma basta che si rechi alla autorita interna di quello Stato, designata con la adesione alla Convenzione stessa, per ottenere la annotazione della cosiddetta apostille sul documento.
Stesso discorso vale per il caso contrario ovvero un documento prodotto in Italia da far valere in un Paese che ha aderito alla Convenzione.
Una volta effettuata la procedura nel Paese che ha rilasciato il certificato o documento, lo stesso deve essere riconosciuto in Italia, perche anche in Italia la Convenzione ha avuto la ratificazione e quindi in base alla legge italiana quel documento deve essere ritenuto valido, anche se redatto nella lingua di un diverso Paese, e potrebbe essere sufficiente una normale traduzione che si puo ottenere anche nel nostro Paese per essere fatto valere di fronte alle autorita italiane.
Si deve precisare che la Convenzione AIA riguarda specificamente la abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri tra i quali rientrano, per espressa previsione della stessa, i documenti rilasciati da una autorita o da un funzionario dipendente da una amministrazione dello Stato, compresi quelli formulati dal Pubblico Ministero, da un Cancelliere o da un Ufficiale Giudiziario, i documenti amministrativi, gli atti notarili, le dichiarazioni ufficiali indicanti una registrazione, un visto di data certa, una autenticazione di firma apposti su un atto privato, mentre invece non si applica ai documenti redatti da un Agente Diplomatico o Consolare e ai documenti amministrativi che si riferiscono a operazioni commerciali o doganali.
Ne consegue che numerosi sono i certificati o documenti per i quali la necessita della legalizzazione puo essere superata mediante richiesta e annotazione della Apostille direttamente da parte delle autorita dello Stato in cui gli stessi sono formati.
Legalizzazione
La legalizzazione consiste nella attestazione della qualita legale del pubblico ufficiale che ha apposto la propria firma su di un certificato o documento, nonche della autenticita della firma stessa.
La procedura della legalizzazione, in pratica, serve ad attribuire validita secondo la legge italiana ad un documento o certificato straniero: esso deve quindi essere preventivamente tradotto da un interprete, che provvede anche alla asseverazione, e poi controllato dalla autorita consolare italiana, allo scopo di verificare che il documento sia stato formalizzato nel rispetto della legislazione del Paese di origine, ovvero che sia stato rilasciato da parte di un ufficio competente di quel paese.
Il procedimento risulta particolarmente complesso perche non ha solo lo scopo di assicurare la conformita della traduzione e la verifica del certificato o documento, ma anche di verificare se lo stesso risulta conforme alle leggi locali e se il funzionario che lo firma ne ha i poteri per farlo, dal momento che in Italia nessuno potrebbe sapere e verificare realmente se un determinato documento proveniente da un ufficio straniero sia effettivamente valido. Spesso, poiche il consolato non conosce tutte le firme dei vari funzionari, si rende necessario richiedere preventivamente la convalida da parte di una autorita del paese Straniero.
La legalizzazione di firme su tutti i documenti formati nello Stato o da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente nello Stato, sono di competenza della Prefettura Sezione U.T.G. A questa regola fanno eccezione gli atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e degli Uffici Giudiziari per la cui legalizzazione, invece, la competenza ricade sulla Procura della Repubblica.
Le firme sugli atti e sui documenti formati in Italia devono essere legalizzate affinche abbiano valore in Paesi Esteri.
Le firme sugli atti e documenti formati in Italia da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente nello Stato italiano devono essere legalizzate affinche abbiano valore in Italia.
I certificati o documenti redatti in lingua straniera, devono essere accompagnati da una traduzione asseverata in lingua italiana, la cui competenza ricade in capo al Tribunale, certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare o da un traduttore ufficiale.
Sono esenti da legalizzazione i certificati o documenti, a condizione che sia stata apposta la Apostille, gli atti e i documenti rilasciati dagli Stati aderenti alla Convenzione AIA del 5 ottobre 1961.
Convenzione di Londra 7 giugno 1968
In base alla Convenzione di Londra 7 giugno 1968, sono esenti da legalizzazione gli atti redatti dai rappresentanti diplomatici e consolari dei seguenti Paesi, in ordine alfabetico:
Austria – Cipro – Francia – Germania – Gran Bretagna – compreso Isola di Man – Grecia – Irlanda – Liechtenstein – Lussemburgo
Norvegia – Olanda – compreso Antille Olandesi e Aruba – Polonia – Portogallo
Repubblica Ceca – Repubblica Moldova – Spagna – Svezia – Svizzera – Turchia